Для чего автоматизировать бизнес-процессы

Неудачные случаи автоматизации бизнеса происходят крайне часто. Поэтому прежде чем начать это трудоемкое и затратное мероприятие, нужно узнать, для чего вообще требуется автоматизация и какие проблемы она способна решить.

Процесс автоматизации условно делиться на несколько стадий:

  • Анализ бизнес-процессов, адаптирование или их пересмотр;
  • Определение бизнес процессов, которые возможно автоматизировать;
  • Выбор программ или разработка собственного специализированного решения;
  • Внедрение решения в работу организации и обучение сотрудников в его использовании.

Для того чтобы руководство определилось с чего начать автоматизацию, нужно детально просмотреть работу компании, карту бизнес процессов и выделить слабые места, либо наиболее повторяемые процессы. К примеру, это может быть процесс занесения информации о клиентах, расчет графиков поставки товара, подсчет налогов, информирование клиентов об изменениях в компании и тд.  Система автоматизации облегчит эти задачи, позволит избежать ошибок в отчетах и сделает процесс их составления менее затратным.

Стоит заметить, часто с помощью автоматизации предприятия, руководство хочет скоординировать деятельность компании. Естественно, представить современное управление без информационных систем достаточно сложно. Но автоматизация не сможет решить проблемы организации бизнес-процессов.

К примеру, если в фирме имеется большое количество информации, которая обрабатывается вручную или с помощью использования устаревших программ, то автоматизация – это выход. Если нужная информация отсутствует или она не соответствует действительности, сотрудники совершают ошибки, работа подразделений не налажена, то надо в первую очередь изменить систему управления, так как в этом случае любая автоматизация окажется бездейственной.

Поэтому, прежде всего, руководство компании должно оценить положение вещей и прийти к соответствующему выводу, решит ли внедрение автоматизации те проблемы, которые его волнуют.

Сегодня автоматизация может решить следующие задачи:

  • Повышение технологичности организации (автоматический подсчет стоимости товара, налогов и другое);
  • Возможность сделать бизнес более прозрачным (к примеру, можно быстро увидеть задолженности контрагентов);
  • Согласование действий (например, товар, который зарезервировал один покупатель, не уйдет к другому);
  • Возможность обрабатывать информацию быстрее (к примеру, более оперативное прохождение заявки от менеджеров отдела продаж до сотрудников, работающих на складе);

Решить проблемы с низким потоком покупателей, со своевременной сдачей отчетов или определения перспектив для развития бизнеса, автоматизация, к сожалению, справиться не в состоянии.

Поэтому внедрение автоматизации обычно необходимо в таких случаях:

  • При подготовке организации к продаже (внедрение автоматизации повлияет на увеличение ее рыночной цены);
  • Изменение принципов управления или проведения реформ;
  • Переквалификация на новые задачи (выход на новые рынки, продажа другой продукции)
  • Старая система не справляется с сегодняшними потребностями компании.

Не менее важный момент – необходимо четко понять, какой именно участок бизнеса нуждается в автоматизации в этот момент. Маленьким организациям осуществить это не составит труда. Достаточно провести анализ и понять, чья деятельность в компании связанна с обработкой и хранением большого количества информации и с построением отчетности. В основном, это те отделы, которые контактируют с клиентами, занимаются налоговым или бухгалтерским учетом, отвечающие за движение товарно-материальных ценностей и тому подобное. Существуют процессы, которые должны быть автоматизированы на каждом предприятии. Это расчет зарплаты, налогов, бухучет и так далее. Эти процессы должны быть автоматизированы с первого дня работы компании.

Еще один способ, который позволит понять, что именно нуждается в автоматизации: нужно понять, что именно не устраивает руководство в работе компании. Причиной негодования может быть длительное выполнение определенных работ, качество или его стоимость. К примеру, составить график производства можно вручную, не применяя автоматизацию, но качество расчетов в таком случае оставляет желать лучшего, а длительность выполнения этой задачи составляет порядка семи дней. Тем более что при таком планировании возникнет множество не состыковок и ошибок. Да и финансовые расходы на «ручной» процесс оказываются существенными.

Только после того, как были выяснены, какие участки предприятия нуждаются в автоматизации, можно переходить к выбору софта.

Все системы, которые используются для автоматизации, делятся на две категории: жесткие с набором стандартных настроек (к примеру, Галактика, mySAP Business Suite) и гибкие с возможностью изменять функции и настраивать их под себя (например, 1С, Axapta).

Профессионалы в этой области рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система требуется предприятию, нужно понять, насколько сильно изменяться бизнес-процессы в компании в ближайшие несколько лет. Если фирма ведет стабильную работу и в ближайшее время не планируется внедрять серьезные изменения, тогда можно использовать жесткие системы, если же наоборот, нужно отдать предпочтение гибким системам.

В заключение стоит отметить: чтобы вывести фирму на новый уровень эффективности, потребуется получить достоверное представление о том, что в ней происходит. Если самостоятельно осуществить это не удастся, стоит прибегнуть к услугам бизнес аналитиков, так как их стоимость окажется значительно ниже, чем убытки от внедрения неудачной автоматизации.



Оставить комментарий

  Подписаться  
Уведомление о